Das Kirchenbüro: Visitenkarte der Kirchengemeinde

Kirchenbüro Edewecht

Unsere Kirchenbürosekretärinnen Petra Mai-Heine und Hildburg Lohmüller (v.l.)

Das Kirchenbüro ist ein wichtiger Knotenpunkt in der Kirchengemeinde. Die Mitarbeiterinnen sorgen für die reibungslose Verwaltung vor Ort. Sie kümmern sich um Anfragen oder auch um Beschwerden von Gemeindegliedern. Aber was genau gehört alles zu den Aufgaben des Kirchenbüros?

Die Räumlichkeiten liegen ein wenig versteckt: In der alten Pastorei in der Hauptstraße 38, am Parkplatz beim Neuen Friedhof – da ist der Arbeitsplatz von Hildburg Lohmüller und Petra Mai-Heine, den beiden Edewechter Kirchenbürosekretärinnen.

Müssen Taufpaten evangelisch sein? Welche Unterlagen werden für eine kirchliche Trauung benötigt? Solche Fragen gehören zum Alltag der beiden Sekretärinnen. Wer im Kirchenbüro eine Taufe oder Trauung anmelden möchte, erhält dort alle notwendigen Auskünfte. Auch Beerdigungen gehören zu ihrem Zuständigkeitsbereich. Der Kontakt geht hier meistens über die Bestatter. Das Grabregister, das im Kirchenbüro geführt wird, gibt z.B. den erforderlichen Überblick über freie Gräber.

Alle Personenstandsfälle und die Ein- und Austritte werden in das Kirchbuch eingetragen. Hier gibt es aber keine dicken Folianten mehr, in der Einträge von Hand notiert werden. Längst hat die elektronische Datenverarbeitung Einzug gehalten. Kirchbücher gibt es aber immer noch: Die Einträge werden ausgedruckt und zu dicken Bänden gebunden.

Veränderungen durch Reform

Zum Alltag im Kirchenbüro gehören auch ganz normale Sekretariatsaufgaben: Telefonieren, die Post erledigen, Termine überwachen. Für die Gottesdienste werden die Abkündigungen vorbereitet, den Organisten werden die Lieder durchgegeben. Für die Konfirmationen schreiben die Mitarbeiterinnen die Urkunden oder sie bestellen das Essen für die Goldene Konfirmation und informieren den Fotografen.

Die Strukturreform der kirchlichen Verwaltung hat sich auch auf das Kirchenbüro ausgewirkt. Früher war die Verwaltung noch vor Ort, nun ist die regionale Dienststelle in Bad Zwischenahn z.B. für Finanzen und Personal zuständig. Das Kirchenbüro steht im regelmäßigen Austausch mit den dortigen Kolleginnen und Kollegen.

Aufgabenbeschreibungen und die Ausstattung der Büros sind in der ganzen Landeskirche vereinheitlicht worden. Das macht sich z.B. in der Datenverarbeitung bemerkbar. Aber einheitliche Software und das Kirchennetz (eine Art Intranet) werden nicht nur als Segen empfunden. Es läuft noch nicht alles so, wie es sein sollte – und manche neuen Programme sind umständlicher als die alten.

Flexibilität gefordert

Die Mitarbeiterinnen im Kirchenbüro sind mit ihren Kolleginnen in den anderen Gemeinden vernetzt. Regelmäßige Konferenzen der Kirchenbürosekretärinnen ermöglichen den Erfahrungsaustausch. Mit dem Kirchenbüro in Petersfehn besteht eine besondere Kooperation. In Edewecht wird die Urlaubsvertretung für das dortige kleinere Büro wahrgenommen.

Die Arbeit im Kirchenbüro erfordert eine hohe Flexibilität. Die Tage sind kaum planbar. Gemeindeglieder, die sich an das Büro wenden, teilen oft auch ihre Sorgen und Nöte mit und sind dankbar für ein offenes Ohr. Nicht immer ganz einfach für die Sekretärinnen, die ihre sonstigen Aufgaben im Blick behalten müssen. Aber gerade wenn Menschen bedrückt sind, dann ist dieses Stückchen Seelsorge wichtig.

Ruhig und freundlich bleiben die beiden Mitarbeiterinnen auch, wenn Beschwerden eingehen. „Wir versuchen, das sachlich zu klären und an die verantwortliche Stelle weiterzugeben,“ sagen Petra Mai-Heine, die seit 13 Jahren im Kirchenbüro arbeitet, und Hildburg Lohmüller, die seit neun Jahren in Edewecht ist. Beide wissen: Das Kirchenbüro ist die Visitenkarte der Gemeinde. Und diesem Anspruch werden sie mehr als gerecht.

Kommentare sind geschlossen.